Uit het Burgerlijk Wetboek en de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen blijkt dat ondernemers en ondernemingen hun administratie moeten bewaren. Hiermee kunnen/moeten zij hun juridische en administratieve rechten en plichten onderbouwen. Maar wist je dat zakelijke e-mails daar ook onder kunnen vallen?
Boeken, bescheiden en andere gegevensdragers die voor je juridische en administratieve positie van belang kunnen zijn op grond van de wet moeten in principe zeven jaar worden bewaard. Je e-mails moet je bewaren wanneer je de normale correspondentie ook al zou hebben bewaard.
Let op!
Verandert je software of hardware? Dan moet je de berichten ook converteren om de oorspronkelijke vorm, inhoud en context te behouden.
Verdere verplichtingen zijn om je digitale berichten geordend te bewaren. De informatie moet volledig intact zijn (niets weghalen of toevoegen) en de afzenders en bijlagen zullen bij dit bericht moeten blijven.
Alle digitale berichten bewaren? Dat hoeft niet! Algemene, advies en sommige AVG gevoelige berichten behoren niet tot de verplicht te bewaren informatie.
Twijfel je of en welke digitale berichten je mag verwijderen? Vraag je Finovion Adviseur om advies.
Terug naar nieuwsoverzicht