Digitale administratie: wat mag en moet?
De Belastingdienst communiceert steeds duidelijker dat een digitale administratie volwaardig is, omdat veel ondernemers volledig digitaal werken. Denk aan alle scan- en herkensoftware die ondernemers, maar ook accountants en administratiekantoren gebruiken. Maar is dat ook zo?
Toets je administratie aan de regels
Bij het omzetten van een papieren administratie naar een volledig digitale administratie moet je een aantal regels in acht nemen. Het uitgangspunt is dat de digitale documenten niet minder bruikbaar mogen zijn dan de traditionele administratie en dat de gegevens inhoudelijk moeten overeenkomen.
Wat betekent dit in de praktijk?
In de praktijk betekent dit dat er technische en organisatorische waarborgen moeten zijn voor het behoud en de beveiliging van de gegevens. Bovendien mag er geen selectie worden gemaakt van de originele documenten: er mogen geen gegevens verloren gaan. Een belangrijk punt is dat een eventuele boekencontrole binnen een redelijke termijn uitvoerbaar moet zijn.
Aansluiting op het origineel essentieel
Daarnaast moeten alle omgezette (gedigitaliseerde) gegevens in detail aansluiten bij het origineel. Dat betekent dat ook echtheidskenmerken, zoals watermerken, briefhoofden, logo’s of kenmerkend gekleurd papier, behouden moeten blijven. Dat betekent dus dat je een kleurenscanner moet gebruiken. Een document moet bovendien dezelfde vorm, inhoud en structuur behouden als op het moment van opmaken of ontvangen. Zo moet een factuur in de administratie herkenbaar blijven als het document dat van de leverancier afkomstig is en mag de inhoud niet zijn gewijzigd.
Wanneer is papier nog nodig?
Als je digitale administratie aan de genoemde voorwaarden voldoet, hoef je de originele papieren documenten niet meer te bewaren. Voldoe je hier niet aan, dan moet je de originele facturen, bonnen en andere documenten alsnog bewaren.
Hulp nodig?
Neem contact op met een Finovion-kantoor bij jou in de buurt als je wilt laten beoordelen of jouw digitale administratie voldoet aan de fiscale bewaarplicht.
