Bepaal je keuze voor vergoeden extraterritoriale kosten
Werknemers die vanuit een ander land naar Nederland komen om te werken, krijgen vaak een vergoeding voor de extra kosten van verblijf buiten hun land van herkomst. Dit zijn de zogenoemde extraterritoriale kosten (ET-kosten).
Je kunt de werkelijke ET-kosten vergoeden op declaratiebasis of op basis van de 30%-regeling. In het eerstgenoemde geval moet je de kosten aannemelijk maken. Je moet de kosten en de vergoeding per werknemer bijhouden. Bij toepassing van de 30%-regeling mag je – onder voorwaarden – zonder bewijs maximaal 30% van het loon onbelast vergoeden. Je moet jaarlijks in het eerste loontijdvak van het kalenderjaar, waarin je de ET-kosten vergoedt voor het hele kalenderjaar kiezen voor een van beide regelingen. Een uitzondering geldt voor de eerste vier maanden van het eerste jaar van de tewerkstelling.
Hoe werkt dit?
Stel dat de ingekomen werknemer per 1 maart 2024 bij jou komt werken. Je doet binnen vier maanden de aanvraag voor de 30%-regeling. Je krijgt dan een 30%-beschikking van de Belastingdienst die terugwerkt tot 1 maart 2024. Tot 1 juli 2024 mag je dan per loontijdvak kiezen of je de ET-kosten op declaratiebasis wilt vergoeden of op basis van de 30%-regeling. Vanaf de vijfde maand (juli) maak je een keuze voor de rest van het kalenderjaar. Vanaf 2025 kies je per kalenderjaar.
Versoberingen
Betrek bij je keuze ook de volgende versoberingen. Per 1 januari 2024 is de 30%-regeling voor ingekomen werknemers beperkt tot de zogenoemde Balkenende-norm. Dit normbedrag bedraagt € 233.000 per jaar. Bij een hoger inkomen mag je dan zonder nader bewijs niet meer dan € 69.900 (30% over € 233.000) onbelast vergoeden.
Een andere versobering betreft de afbouw van de onbelaste vergoeding:
- de eerste 20 maanden ten hoogste 30% van het belastbaar loon;
- de daaropvolgende maximaal 20 maanden ten hoogste 20% van het belastbare loon;
- daarna nog maximaal 20 maanden 10% van het belastbare loon.
Na 60 maanden is de maximale looptijd van de 30%-regeling verstreken. Deze nieuwe regeling geldt voor werknemers die vanaf 1 januari 2024 in Nederland zijn komen werken. Voor werknemers die in het laatste tijdvak van 2023 al een vergoeding genoten op basis van de 30%-regeling, blijft de oude regeling gelden.
Actiepunt:
Kies je in 2024 voor de 30%-regeling? Pas dan je administratie zo aan dat je steeds scherp hebt wanneer en voor welke werknemer de 20 maanden verstrijken en je een ander percentage moet toepassen voor de onbelaste vergoeding. Ook zul je in je administratie moeten verwerken voor welke werknemers de oude regeling geldt.
