De Eerste Kamer heeft het Belastingplan 2022 aangenomen, waarmee de gerichte vrijstelling voor een thuiswerkvergoeding per 1 januari 2022 een feit is. Zoals gebruikelijk, wordt deze verruiming ‘betaald’ door een versobering, en wel door de vaste reiskostenvergoeding te verlagen. Dit heeft ook effect voor werkgevers die nu een vaste reiskostenvergoeding geven en niet van plan zijn een thuiswerkvergoeding te betalen.
De thuiswerkvergoeding
Vanaf 2022 is het mogelijk een thuiswerkvergoeding van maximaal € 2 per dag te geven. Minder mag dus. Meer ook, alleen zal het meerdere dan belast loon ‘op de strook’ zijn of als loon in de vrije ruimte van de Werkkostenregeling (WKR) moeten worden aangewezen. De vergoeding is bedoeld als een vergoeding voor de extra kosten vanwege het thuiswerken aan koffie, thee, toiletpapier, elektriciteit en water. Hiervoor maakt het niet uit of de werknemer de hele dag of een deel van een dag thuiswerkt. Deze vergoeding is gebaseerd op berekeningen van het Nibud. De vergoeding kan betaald worden op basis van een declaratie (per feitelijke thuiswerkdag) of op basis van een vast patroon. Voor dit vaste patroon en bijbehorende vergoeding, wordt aangesloten bij de systematiek van de ‘128-dagen-regeling’, zoals je die kent voor de vaste reiskostenvergoeding; ook wel de praktische regeling genoemd. Deze vergoeding kan worden betaald naast een eventuele vergoeding voor arbo voorzieningen en/of het internetabonnement.
Keuze tussen thuiswerk- of reiskostenvergoeding
Wordt op één dag zowel thuis als op kantoor gewerkt, dan moet de werkgever een keuze maken tussen een onbelaste vergoeding voor de thuiswerkkosten óf een onbelaste vergoeding voor de reiskosten. Als beide vergoedingen worden betaald, zal er één belast moeten worden of aangewezen als loon in de vrije ruimte.
Maakt de werknemer op deze dag gebruik van door de werkgever ter beschikking gesteld vervoer (zoals de ter beschikking gestelde auto, een OV-chipkaart of abonnement etc.) voor de reiskosten naar een vaste werkplek, bijvoorbeeld het kantoor van de werkgever of een cliënt, dan is een thuiswerkvergoeding voor deze dag niet onbelast.
Vaste werkplek
Voor de thuiswerk- en reiskostenvergoeding is sprake van reizen naar een vaste werkplek als deze plek per jaar 40 keer of meer wordt bezocht.
Voorbeeld Jans
Vergoeding op declaratiebasis: Jans werkt in één maand 12 dagen thuis en 8 dagen op kantoor (de vaste werkplek). De werkgever van Jans vergoedt 12 * € 2 = € 24 voor de kosten betreffende het thuiswerken. Voor de kantoordagen vergoedt de werkgever de reiskosten (aantal km * 19 cent).
Voorbeeld Touria
Voorbeeld op declaratiebasis: Touria werkt 2 ochtenden thuis en gaat daarna werken op de locatie van haar klanten. Hiervoor gebruikt zij de aan haar ter beschikking gestelde leaseauto. Voor deze 2 ochtenden kan Touria in beginsel een thuiswerkvergoeding ontvangen.
Dit is anders als Touria één van deze klanten meer dan 40 keer in een jaar bezoekt. In dat geval is sprake van reizen naar een vaste werkplek. Een thuiswerkvergoeding is dan niet mogelijk voor de halve dag thuiswerken.
Vaste vergoeding mogelijk
Het is mogelijk om een thuiswerkvergoeding vast te stellen op basis van een vast patroon van thuiswerken en reizen naar de vaste werkplek. Dat kan op basis van de 128-dagenregeling (als 128 dagen thuisgewerkt wordt, mag uitgegaan worden van 214 thuiswerkdagen). Een dergelijke afspraak moet wel schriftelijk zijn vastgelegd.
Voorbeeld Jamal
Jamal werkt standaard 2 dagen thuis en 3 dagen op kantoor. De toets is dan of meer dan 2/5 * 128 dagen (= 52 dagen) thuisgewerkt wordt. Dit is het geval. De vaste vergoeding mag dan gebaseerd worden op 2/5 * 214 dagen = 86 dagen. Per maand betekent dit een vergoeding van € 14,33 (86 * 2)/12). Ook is een vaste reiskostenvergoeding mogelijk gebaseerd op 3/5 * 214 = 128 dagen.
Stel Jamal werkt 2 dagen thuis, 2 dagen op kantoor en 1 dag bezoekt hij klanten. Op die dag vertrekt Jamal vanaf huis en maakt daarbij gebruik van zijn eigen auto. Dan kan de reiskostenvergoeding voor het reizen naar kantoor een vaste vergoeding zijn gebaseerd op 2/5 * 214 dagen = 86 dagen. Werkt Jamal eerst even thuis en gaat hij daarna op klantbezoek, dan is een vergoeding voor thuiswerken mogelijk. Gaat hij direct naar klanten, dan wordt niet thuisgewerkt en is deze vergoeding niet onbelast mogelijk. Let op: Als één klant 40 keer of meer bezocht wordt in één jaar, dan is voor die dagen een thuiswerkvergoeding niet mogelijk. Is die al gegeven, dan zal deze alsnog belast moeten worden, of aangewezen als eindheffingsloon in de vrije ruimte. Dit vergt een goede vastlegging en controle.
Aanpassing reiskosten
Waar de vaste reiskostenvergoeding in 2021 ook gedeeltelijk gegeven kon worden voor de dagen dat thuisgewerkt werd, kan dit vanaf 2022 niet meer. Werkgevers zullen dus ook de reiskostenvergoeding moeten aanpassen voor werknemers die thuiswerken, ongeacht of zij een thuiswerkvergoeding willen geven.
Terug naar nieuwsoverzicht
